"בואו נפתח יומנים…. " הפך להיות בין המשפטים הנפוצים במשרד. בכל נושא מעורבים יותר ויותר אנשים והתוצאה הישירה הינה יומן רווי בפגישות משלל סוגים.
התחושה של יציאה מפגישה במחשבה " איזה זמן מבוזבז" הינה תחושה מוכרת לכולם. אומנם הפגישה הינה כלי לביצוע וקיום תקשורת יעילה אך האומנם?!
יש לזכור כי התקשורת אינה המטרה הסופית כי אם אמצעי להשגת מטרות אחרות ולכן יש להפעיל את מנגנון הפגישה בצורה הטובה והיעילה ביותר.

קיימים היום סוגי פגישות רב, ששת הסוגים הנפוצים ביותר הינם פגישות :

  • עדכון
  • שיתוף מידע
  • קבלת החלטות
  •  פתרון בעיות
  • מפגשי חדשנות ופיתוח
  • חניכת עובדים ופיתוח צוות

ויש גם סוגים חדשים שנועדו להתאים את צרכי הפגישה לצרכי השוק העסקי הסוער כגון :
Stand-up meeting- מפגש קצר (כ-15 דק) בו המשתתפים מבצעים העברת מידע בעמידה. מטרתו עדכון הצוות בסוגיות כגון: מה עשיתי אתמול? מה אעשה היום? אילו מכשולים מעכבים את ההתקדמות שלי?
סגנון זה מאפשר לכולם להיות מעודכנים בפחות מיילים ותקשורת ישירה, פחות שעות פגישות ופחות הפרעות. כבונוס מאפשר גם זמן גיבוש שעוזר בעיקר לחברי צוות חדשים. זוהי פגישה בעלת תבנית קבועה ומתוכננת מראש.
Brown bag meeting- מפגש המתרחש במהלך ארוחת הצהריים. מטרתו היא ניצול זמן מירבי ולאפשר פגישה א פורמאלית, עובדים חולקים ידע ומפרים אחד את השני ברעיונות חדשים וזוויות ראייה נוספות בנושאים משותפים( כאשר האוכל מוגש מטעם הארגון – יש לפגישה משמעות אחרת).

על מנהל הפגישה לחלק את הזמן בין המשימות הרבות ולהוציא את המקסימום מהפגישה במינימום זמן.
כל זאת ידוע לנו, אך בפועל איך עושים את זה?
הסוד בניהול הפגישות ( ובניהול בכלל) הינו תכנון מקדים, אי לכך, יש להסתכל על שלושה שלבים בניהול הפגישה: 1.הכנה, 2.ביצוע, 3. סיכום ובקרה.

שלב 1 – הכנה.

  1. האם הפגישה הכרחית – מי לא מכיר את הפתרון הקל " בואי נקבע לדבר על זה…. " והתוצאה המתנה ממושכת ולעיתים רק בשביל לגלות שאין טעם לפגישה.
  2.  על מה נדבר ועם מי ? – במידה והפגישה הכרחית, יש להחליט מה הנושאים בהם הולכים לעסוק ומי צריך להיות נוכח ( מומלץ בין 4-7 משתתפים)
  3. שיתוף – לפני הפגישה יש להכין מצע לדיון הכולל את מטרת הפגישה, נושאים מרכזיים ולציין אם על המשתתפים להציג משהו בפגישה להעביר את רשימת הנושאים למשתתפים על מנת שיהיו מוכנים לקיום דיון ממוקד.
  4. הטלת אחריות – שלב נוסף וקריטי, המהווה תנאי לפגישה מוצלחת ואפקטיבית, הינו קבלת החלטה וקביעת מי מוביל הפגישה. המוביל הינו אדם אשר יוכל לסייע לקבוצה המתכנסת בהשגת מטרותיה. הכללים אשר ידריכו אותו הינם: תכנון לוח זמנים, התמקדות בנושא, טיפול בחילוקי דעות, מתן ביטוי לכל המשתתפים, סיכום, הגדרת מטלות ולוח זמנים לביצוע (מעקב ובקרה) ומניעת הפרעות חיצוניות.
  5. ולסיום – הsetting מיקום, אמצעים נדרשים, זמנים (התחלה וסיום) ולוח זמנים למהלך הפגישה ( זמן קצוב לכל
    נושא)

שלב 2 – ביצוע הפגישה

  1. שמירה על לוחות הזמנים. פתח את הישיבה בזמן שנקבע. אין ל"העניש" את אלה שהגיעו בזמן ולתת פרס לאלה שאיחרו. הגבל את אורך הישיבה (מקובל כי ישיבה אפקטיבית לא תארך יותר משעה וחצי) יש אפילו הדוגלים בשיטת ה45 דק' לכל סוג פגישה.
  2. תרבות שיחה – הימנע מוויכוחים עקרים ולא קשורים לדיון -היצמד לנושא.
  3. מיקוד – הנושאים כבר הוצגו לפני יש להגיע ישר לשלב הדיון
  4. חיוביות – פתיחה וסיום הישיבה במומנט חיובי.
  5.  תיעוד – יכול להיעשות ע"י פרוטוקול, סיכום פגישה וכו'. ( יש לקבוע מראש איזה תיעוד ומי אחראי)
  6. סיכום – להקדיש את הדקות האחרונות להקראת סיכום עיקרי הדיון.

שלב 3 – סיכום הפגישה
סיכום הפגישה יכלול תיעוד וסיכום הנאמר ע"י משתתפי הפגישה וסוכם בדיון ע"י מנהלה ( או מי מטעמו) .
על הסיכום לכלול:

  1. מידע כללי – נושא הדיון המסוכם, משתתפים, מנהלה, זמנים רלוונטיים
  2. מטרות ויעדי הפגישה – עקרי מהלך הפגישה, תיאור תמציתי של דעות והתייחסות המשתתפים
  3. סיכום – החלטות, מטלות ביצועיות ( מהות ההחלטה, פירוט, אחריות ולוז לביצוע), ובקרה.

ראו הוזהרתם – סיבות נפוצות לחוסר אפקטיביות בפגישות:

  • קיום פגישות בלתי מתוכננות ובלתי מוכנות כנדרש
  • אי עמידה בזמנים
  • חוסר האזנה לדוברים וחזרה על הנאמר
  • אי התייחסות/סטייה מהנושא
  • הקדשת זמן רב מידי לבעיות שגרתיות
  • סיום הישיבה ללא מעבר על כל הנושאים שתוכננו
  • אי-הגדרת יעדים ומטרות לביצוע ואי קביעת ישיבת המשך.

 

כתבה : מאיה גרוזנר, יועצת ארגונית,דיאלוג.

השארת תגובה