טיפים לניהול עסקים מרחוק בעידן הקורונה/ רונן אלוש

התפרצות וירוס הקורונה מעמידה בפני עולם העבודה אתגרים רבים ומורכבים, חלקם חדשים וחסרי תקדים. בימים אלה ארגונים רבים עוברים למתכונת של עבודה מהבית ולכן היכולת של מנהלים לנהל מרחוק הופכת להיות קריטית להמשכיות הארגון. עם זאת, הכלים הקלאסיים והמוכרים לניהול מרחוק אינם מספיקים עכשיו – יש צורך בגישה 'היברידית' שמשלבת בין מתודות לניהול מרחוק לעקרונות של ניהול בעת חוסר וודאות ומשבר.
מאפייני הניהול מרחוק ב 'עידן הקורונה'
רמה גבוהה של חוסר וודאות, מתח ובלבול.
היעדר שגרות עבודה מוגדרות וגבולות ברורים.
צמצום משמעותי של התקשורת הלא-פורמאלית (מחוות גוף, קשר עין, טון דיבור ועוד).
קושי בביצוע תהליכי מדידה ובקרה מרחוק (לרבות שעות עבודה מהבית).

כלים מעשיים וטיפים לניהול בשלט רחוק:
הדגישו את ה 'למה'!
-בכדי ליצור רמה גבוהה של מחוייבות, הנעה פנימית ומשמעת עצמית גם בעבודה מהבית, חשוב להדגיש בפני העובדים שוב ושוב את ה 'למה', למה חשוב לבצע את המשימות: המשימה והייעוד של הארגון ו/או הערכים המהותיים שלו ו/או הרצון לייצר המשכיות ארגונית לאור המשבר.

נהלו את המתח שבין 'פאניקה' לבין 'אדישות'
המצב הקיים מעורר סימני שאלה רבים, הן במישור הבריאותי והן במישור התעסוקתי. על מנת להניע את העובדים לתפוקות מיטביות במציאות החדשה, חשוב לייצר עד כמה שאפשר רמה 'נכונה' של מתח: מצד אחד, אם נשדר לעובדים מסרים מרגיעים מדיי (כשהמצב במשק רחוק מלהיות מיטבי), לא נשיג את רמת ההתגייסות הדרושה מצידם. מצד שני, אם נלחיץ יתר על המידה, העובדים עלולים 'לאבד ידיים ורגליים', ואפילו להיכנס למצב של אפתיה ולהלך רוח של 'שום דבר כבר לא יעזור'. לכן, תתאימו את המסרים שלכם לפי רמת הדריכות של העובדים על מנת לגייס אותם לעבודה מרחוק.

מעבר משיח של תשומות (שעות עבודה) לשיח של תפוקות (תוצרים).
העבודה מהבית מתאפיינת בשעות גמישות יותר ולכן יש להתמקד בתפוקות ולא להתמקד את באופן שבו אנשים עובדים. שיח כזה יכול לקדם את הארגון גם בשגרה ועל אחת כמה וכמה במצב חירום הנוכחי.

העברת מידע: תאמו ציפיות, צרו בהירות והציבו דד-ליין
במצב בו השגרה הרגילה כבר לא רלוונטית והתקשורת מתקיימת בשלט רחוק, חשוב יותר מתמיד לבצע תיאום ציפיות מלא וברור ככל הניתן לגבי מה חשוב, איך עובדים, איך מתקשרים, ומה עומד להיות בהמשך. לאור התעמעמות הגבולות עקב העבודה מהבית, חשוב להגדיר דד-ליין ברור לכל משימה כדי למנוע התפזרות. במצבים בהם העובד נוטה לאבד מיקוד ו/או המשימה מורכבת, כדאי להגדיר גם לוח זמנים סדור, הכולל אבני דרך עליהן אפשר לבצע בקרה.

3 שגרות וירטואליות שיעשו את ההבדל…

קל מאוד להיכנס למצב של ניתוק כשכולם עובדים מהבית. שגרות עבודה וירטואליות יכולות לחבר את העובדים, לייצר תחושה של ביטחון וסדר, לקדם ביצוע משימות לשפר את מידת הרתימה של הצוות. הקפידו על דיוק ועל ביצוע השגרות במועד שנקבע מראש והימנעו מדחיות וביטולים. החליטו מראש מתי ובאילו מקרים השגרות יתקיימו באמצעות שיחות טלפוניות ובאילו מקרים באמצעות ווידאו.

מומלץ לבצע 3 סוגים של שגרות וירטואליות:

מפגש סנכרון יומי: ישיבת צוות קצרה/תדריך בן 15-30 דקות, הכולל מבנה ורשימת נושאים קבועים מראש, מקומות מתוכננים מראש בהם כל אחד מהצוות נדרש לדבר ולהשתתף, ואיזון בין 'משימות' לבין 'אווירה' ושחרור לחצים.
ישיבת צוות שבועית: ישיבת צוות בת 30-60 דקות, הכוללת סבב 'מה נשמע', סיכום של השבוע הקודם, תכנון השבוע הבא, חלוקת משימות וככל האפשר – למידה והעשרה.
פגישת אחד על אחד עם כל חבר צוות להעברת מסרים, תכנון, משוב, בקרה, הנעה ואבחון המצב של העובד –הן ברמת המשימות והן ברמה האישית.

לסיום, הזמינו פידבק!
נחזור לנקודת ההתחלה. במצב הקיים אנחנו נדרשים לשלב בין ניהול מרחוק לבין ניהול במצב של חוסר וודאות ומשבר. במצב כזה, קל מאוד 'לאבד' את העובדים, הן ברמת המשימה והן ברמת התחושה שלהם והחיבור לארגון. הקפידו לבקש מכל עובד משוב, לפחות פעם אחת לשבוע. דרבנו את העובד לתת פידבק הן על האופן בוא מקבל את המשימות ומבצע אותן, והן על התחושה והחוויה שלו. בקשת משוב מסוג זה תעביר לעובד מסר שהוא יקר לכם ושאתם לא שוכחים אותו גם בימים הלא פשוטים הללו!

• רונן אלוש הינו יועץ ארגוני בחברת דיאלוג, בעל 15 שנות ניסיון בליווי ארגונים בתהליכי פיתוח ארגוני, הדרכה והנחייה, פיתוח מנהיגות, ליווי אישי למנהלים, תהליכים לשיפור חווית לקוח, ניהול פרויקטים והטמעת שינויים בארגוניים עסקיים.