אחד הדברים הבולטים ביישום "ניהול רזה" בחברות המובילות ביישום השיטה, הוא העובדה שהעובדים עצמם שותפים באופן שוטף להובלה וביצוע של תהליכי שיפור. יחד עם זאת העובדים אינם אמורים להיות מקצועני LEAN אלא מקצוענים בתחום שלהם. כדי שיוכלו לתכנן ולהוציא לפועל תהליכי שיפור יש לתת להם כלים פשוטים ביותר המובילים לשיפור. אחד מכלים אלה הוא "תהליך A3".
תהליך A3 נקרא כך כי הוא נכתב במקור (בחברת טויוטה) ובד"כ מבוצע על דף בגודל A3. תהליך זה הוא בעצם שיטה: להגדרת בעיה, איתור הסיבה לבעיה, תכנון הפתרון, מעקב אחר הביצוע ואחר התוצאות. הסיבה לשימוש בדף בגודל כזה היא שהוא יכיל את כל המידע האמור אך לא יהיה בו מקום לחקירת תהליכים גדולים. כלומר עובדים אשר, בד"כ, מכירים ועוסקים במיקרו תהליכים יטפלו במיקרו בעיות (הכוונה במיקרו תהליכים היא בפרטי הפרטים הקטנים של התהליך).
בין עם העובדים יעבדו עם דף A3 ובין אם לאו הם נדרשים לכתוב את הסעפים הבאים: הגדרת הבעיה, רקע על התהליך הנדון, נתונים הקשורים לתהליך ולבעיה,ניתוח 5WHY לבעיה, פעולות מנע/שיפור אשר יש לבצע הנובעות מהניתוח (כולל תאריך לביצוע ואחראי) ולבסוף מעקב אחר התוצאות לאחר תקופת יישום הפתרונות.
הגדרת הנושא/הבעיה – במה אנו מתכוונים לטפל ("תיקים אובדים בתהליך ה…") או מה הבעיה הניצבת לפנינו ("מידע לא מעודכן במערכות המידע").
רקע על התהליך/הבעיה – הסבר כללי קצר מאוד על הבעיה איך היא באה לידי ביטוי, מה הנזק שהיא גורמת ללקוחות ולחברה ומי המעורבים בבעיה.
מצב קיים – רצוי בתרשים/ציור פשוט המצויר בעיפרון או בשיטת מיפוי תהליך אשר מבטא את התהליך הקיים. בשלבים בהם מופיעה בעיה כתוב אותה בצורה ברורה בתוך הדגשה בציור. השימוש בציור קל ומהיר להבנה לקורא חיצוני. יש חשיבות רבה לכך שהתרשים והבעיה המודגשת בו יהיו מובנים לכל קורא. הוסף מדדים ומדידות שנעשו לגבי התהליך ובעיותיו. מאחר ומדבר בתהליך בסיסי כלומר מיקרו תהליך. יש לתעד אותו ע"י תצפיות בשטח- במקום שבו התהליך מתרחש. התיעוד יהיה לפרטי פרטים.
לאחר התיעוד – עלינו לשאול שוב "מה בתהליך לא אידיאלי ומה היה עדיף שיקרה". חיזרו לשלב הגדרת הבעיה והוסיפו שם מידע חדש/נוסף על הבעיה (אם יש). בנוסף, לאחר התיעוד יש להראות לכל המעורבים בתהליך המתועד את מה שרשמנו ולוודא איתם שכך הם פני הדברים. באופן כזה נוכל לדייק בתיעוד וגם לזכות לגישה חיובית לעובדה שמובילים לשיפור ושינוי בתהליך.
ניתוח הבעיה – לגבי כל בעיה בתהליך בצע חקירת שורש לגורם הבעיה תוך שימוש בשיטת 5Whys המתוארת במאמר קודם. רשום בדוח ה A3 את כל ה WHY. הדוח מיועד בד"כ לניתוח של בעיה אחת. מכאן שיתכן שתולדה של דו"ח A3 יהיה דו"ח A3 נוסף ואף יותר מאחד. במקרה כזה יש להגדיר אחראי לכל דו"ח. הניתוח מאפשר להבין מה בעצם צריך להיות התהליך החדש. הדגש מה פעולת המניעה שיש לבצע כתוצאה מאיתור גורם הייסוד.
הגדרת תהליך חדש – צייר או רשום את התהליך החדש. רשום את כל אמצעי המנע שעלו כתוצאה מחקירת סיבת היסוד. רשום את התוצאות המדודות הצפויות.
תוכנית פעולה – הכן TO DO LIST- רשימה של מה שיש לבצע ומי האחראי לביצוע של כל סעיף וכן עד מתי יש לסיים.
אישורים – לפני החלטה על שינוי התהליך ו/או על ניסוי של תהליך חדש יש להציג את ממצאינו לכל המעורבים והמושפעים מהשינוי ולקבל את הסכמתם או הערותיהם לשינוי. בנוסף יש להציג את הממצאים למנהל/ים הישיר ולקבל את אישורם לתהליך ולתוכנית העבודה.
תוכנית בקרה – יש לרשום כיצד יבדקו התוצאות ומתי. וכאשר יגיע מועד הבדיקה רשום בדף את התוצאות. וודא שהתוצאות שנמדדו אכן משקפות מצב חדש הנובע מתהליך/שיטה חדשה ולא מסיבות אחרות. במידה והדבר נובע מסיבות אחרות יש לפתח מדידה חדשה או לנטרל את הסיבות האחרות במדידה.
חקירה לאחור
- במידה והתוצאות, אשר נמדדו בשלב הבקרה, היו טובות יש ליצור סטנדרט עבודה חדש, יש לבדוק האם פעולות המנע הן חזקות מספיק כך שזיהו את סיבת הייסוד, יש לוודא שהתהליך החדש בנוי כך שלא יהיה ניתן לחזור לאחור – לשיטה הישנה ויש להעתיק את פעולות המנע למקום אחר במפעל, אם נדרש.
- במידה והתוצאות לא מספיק טובות עודדו את האחראי לדו"ח להמשיך ולבחון את הדברים בגילוי לב. יש לבחון האם התהליך החדש שהוגדר לא מבוצע כראוי. אם זה המצב בדוק מדוע והכן תוכנית פעולה חדשה להוצאה ראויה לפועל של השיטה החדשה. אולם יתכן גם שהתוצאות אין טובות כי הוחלט על תהליך חדש שגוי.
- במידה והתהליך החדש עליו הוחלט הוא תהליך שגוי, יש לבחון את ביצוע הניתוח לשורש הבעיה. האם הסיבה שזוהתה כשורש הבעיה זוהתה נכון אך בעקבות זאת לא הוגדר נכון תהליך חדש. במקרה כזה יש להגדיר תהליך אחר אשר נותן מענה סיבת השורש ואח"כ לחזור על שלבי היישום. אולם יתכן שלא זוהתה סיבת השורש אשר יוצרת את הבעיה.
- במידה ולא זוהתה סיבת השורש הנכונה – יש לבצע תהליך 5WHY מחדש ולחפש את גורם הייסוד. בנוסף יש לבדוק מדוע נעשתה טעות בפעם הראשונה.
הערות כלליות נוספות
- שיפור מתמיד – סיום התהליך ויצירת הסטנדרט החדש הוא הבסיס לבחינה מחודשת של התהליך והכנסת שפור נוסף בהמשך. אין צורך ליצור את התהליך הטוב ביותר בכל פעם אך כן יש צורך לשפר מעט כל פעם. לאורך זמן השיפור יהיה גדול ומהותי.
- תרבות – במרבית המקומות עובדים עמוסים ועסוקים מדי מכדי להתפנות להתעסק בנושא שאינו ישירות תורם לעבודה ובאופן מיידי. כלומר אינם מוצאים זמן לחשוב ולהכניס שיפורים. זו הסיבה מדוע בד"כ עוקפים את הבעיות בכל מיני פתרונות רגעיים והבעיות חוזרות על עצמן. ההנהלה חייבת לדרוש מהעובדים לפנות שעה ביום, שעתיים בשבוע או כל משך אחר עליו וחלט, כדי להתעסק בתהליכי שיפור מקומיים.
- שיטה אחת לכולם – יש יתרון וחשיבות גדולה לכך שכל העובדים עוסקים בשיפור מתמיד ובאותה השיטה. השיטה מאושרת ע"י ההנהלה והופכת לשפה ולנורמה בארגון. בנוסף כולם יכולים לבצע שיטה זו ולאתר פתרונות בגין פשטות השיטה. מעורבות העובדים בתהליכים אלה מובילה לגידול בשביעות רצון העובדים. העובדים מעורבים במיקרו תהליכים ואילו מנהלים מעורבים במאקרו תהליכים לכן שיטה זו המיועדת לעובדים עוסקת במיקרו תהליכים.
- לא אירוע קייזן – בשיטה זו יכול לפעול עובד בודד עד שלושה עובדים. בנוסף אין צורך להקדיש חמישה ימי עבודה מלאים אלא שעה ביום במשך מספר ימים. הכנת ה A3 יכולה להתבצע באזור העבודה ואין צורך להתכנס בחדר ישיבות.
- תיעוד – יש לתעד את גיליונות A3 באופן שיהיה קל לאתרם וללמוד מהם.
