אחת הסוגיות בהן מתלבטים מנהלי חברות היא כיצד להוריד מטה בארגון את המטרות והדרישות של ההנהלה ועוד יותר מכך כיצד למדוד את רמת יישומם בשטח. קיימות כיום מספר שיטות המאפשרות ליצור תצוגת מדדים, במאמר זה אתייחס לאחת משיטות אלה: PDM – Policy Deployment Metrix.
יתרונות השיטה:
- קלה ליישום
- מאפשרת לכולם לראות במה יש להתמקד
- ניתן ליישם שיטה זו גם באופן ידני ללא מערכת ממוחשבת
- מתאימה לכל תחומי החברה: שרשרת האספקה, שיווק, כספים, פיתוח וכו'
- מאפשרת ניהול ויזואלי ובקרה על ההתקדמות והתוצאות
לצורך היישום יש לבצע לפחות את הבאים:
- החלטה על מטרות (על כיוון רצוי)
- החלטה על מדדים כמותיים אשר שיפור בהם יראה התקדמות למטרה
- החלטה על יעדים מספריים, למדדים שנבחרו, עד סוף השנה
- הכנת רשימת פעולות שביצוען יביא לשיפור במדדים
- הכנת תוכנית עבודה בעזרתה נוציא לפועל את הפעולות שנרשמו (כולל לו"ז ומשאבים)
- פרישת המדדים ויעדים הכמותיים על פני השנה – הגדרת יעד כמותי לכל מדד לכל חודש בשנה
דוגמא:
ניתן לראות את הקשר בין הפעולות בהן יתמקדו העובדים לבין המטרות וכן ניתן לראות את המדדים בהם נתמקד
אולם מאחר ויש פעולות שביצוען ישפיע על יותר ממדד אחד וישנם מדדים ששיפורם ישפיע על יותר ממטרה אחת הרי שהתצורה הפיזית של הטבלה לעיל לא תתאים ולכן היא תראה כמוצג בדוגמא הבאה:
הסבר לעמודות בטבלה
- עמודה השמאלית – "מדדים": כתובים המדדים ומתחתיהם היעדים לסוף השנה.
- עמודה שניה – "סטטוס": ימולאו החצים המסמנים את המצב הנוכחי ביחס ליעד שנקבע באותו החודש. את החיצים, "ירוק, כחול, אדום", יש למלא בסוף כל חודש כך שמלבד ערכים מספריים ניתן יהיה לראות באופן ויזואלי את ההתקדמות ליעד. כל חוץ אדום מראה אי עמידה ביעד החודשי ולכן יש להכין פעולה מתקנת כבר בשלב הזה.
- עמודה שלישית – "תכנון": בכל מדד מתחת למילה תכנון נרשם המצב הנוכחי בתחילת השנה.
- עמודות רביעית ואילך – עמודה לכל חודש. בשורה העליונה של כל מדד יש לרשום את היעד של המדד לאותו החודש. בשור מתחת ליעד יש למלא בכל חודש את התוצאה אליה הגענו.
אופן היישום
- מינוי אחראי, בכל גוף נמדד (מחלקה, אגף, הנהלה וכו'), למעקב ובקרה על טבלאות ה PDM.
- הדרכה לכלל עובדי החברה והסבירו את הנושא במפורט
- ההנהלה תחליט על מטרות החברה לשנה הקרובה (שכמובן נגזרים מתוכנית אסטרטגית הכוללת חזון ויעדים ארוכי טווח). לאחר מיכן תבנה ההנהלה טבלאות מעקב כמוצג לעיל. תהליך קבלת החלטות זה רווי בלא מעט דיונים וויכוחים ולכן גוזל זמן כאשר כל צד מושך לכוונו או יעדיף דווקא שלא להיות באור הזרקורים, כלומר שלא יהיו מדדים העוסקים בתחומו.
- ראשי אגפים ומחלקות ישתמשו באותם מטרות שהגדירה ההנהלה (ורשאים להוסיף מטרה או שתיים פנימיות משלהם) אך הפעם ישימו מולם מדדים, יעדים ופעולות הרלוונטיות לאגף/מחלקה. באופן זה כל האגפים והמחלקות תומכים במטרות החברה.
- יש לקבוע לכל היותר 5 מטרות, 9 יעדים ו 9 פעולות לכל גוף נמדד (מחלקה, אגף, הנהלה וכו').
- כל גוף נמדד (מחלקה, אגף, הנהלה וכו'), יכין תוכנית עבודה מפורטת, שנתית, כיצד הוא מתכונן להוציא לפועל את הפעולות שרשם ב PDM.
- בכל דיון מסכם, תקופתי יש לדון בתוצאות המשתקפות מה PDM כלומר דיון במדדים.
