סקירת כלי Lean

שיטת 5S היא אחת השיטות המוכרות ביותר בתעשייה המסורתית מתוך שיטות ה Lean השונות. מרבית החברות בעולם המיישמות Lean מיישמות את שיטת 5S, ישנן חברות המיישמות 5S בלבד. יש חברות שמתחילות את תהליך שינוי ביישום של 5S על פני תקופה ארוכה ולאט לאט נדרשות להוסיף כלים נוספים מכלי ה Lean בכדי ליישם כראוי את ה 5S.

שיטת 5S זו נקראת כך מאחר והיא מבוססת על 5 שלבים אשר באנגלית וגם ביפנית כולם מתחילים באות האנגלית S:

• SORT– מיון וסילוק של כל הפריטים שאינם נחוצים ישירות לעבודה, מסביבת העבודה
• SET IN ORDER– מיקום וסימון של כל הפריטים והתהליכים הנחוצים לסביבת העבודה
• SHINE– מירוק/ניקוי יומי ושוטף של כל סביבת העבודה
• STANDARDIZE– מיסוד של כל השיטה שתוארה לעיל כך שתשמר לתמיד
• SELF DESCIPLINE– משמעת עצמית, במטרה להפוך את האמור לעיל לשגרה ללא צורך בפקוח

מאמר זה ייתן פירוט מלא לגבי הדרך בה יש ליישם 5S. המיקוד ביישום 5S הוא בד"כ באזורי ייצור, הרכבה ובמחסנים. אך ניתן ורצוי ליישם את התהליך גם בסביבות עבודה משרדיות ושירותיות.

למה זה טוב

יישום שוטף של 5S מוביל, בין היתר, לתוצאות הבאות:

• שיפור זמני כינון מכונות
• הפחתת עלויות – כלים לא אובדים, מלאים יורדים, פחות שינוע ותנועות מיותרות
• אזור עבודה נעים לעובדים – העלאת פרודקטיביות וחיבור העובד למקום העבודה
• שיפור באיכות התוצרים והעבודה – בגין שימוש בכלים וחומרים נכונים ובצורה הנכונה
• שיפור ברמת הבטיחות – פחות מכשולים ויותר נראות באזור העבודה
• שיפור ברמת האחזקה עקב טיפולים שוטפים של המפעיל

איך ליישם 5S בחברה

כדי להצליח ביישום 5S בארגון יש לבצע את אוסף הפעולות הבאות:

• מינוי אחראי 5S בארגון ומינוי אחראי 5S בכל אזור/מחלקה
• הדרכה לכלל הארגון על הנושא ומטרותיו – שיווק שלו בעזרת כנסים תחרויות ועוד
• בכל איזור לבצע מבדק ראשון עם עובדי האזור – המטרה: מיפוי ראשוני, ציון התחלתי הדרכה מקומית
• הגדרת מועדי ביקורת קבועים ושוטפים: עי אחראי אזורי ואחראי ארגוני
• הכנת רשימת נושאים לביצוע ואחראים לצורך העלאת הציון בכל איזור, יש לעדכן את הרשימה באופן שוטף
• לוח 5S הכולל: רשימת נושאים לביצוע, גרף התקדמות בציון, טבלת 5S עם סימון מצב נוכחי בכל עמודה
• הצגת התוצאות בכל דיווח רבעוני ושנתי להנהלה
• לבצע קייזנים בנושא לצורך שיפור הציון
• שיווק שוטף של התוצאות וההצלחות

סקירת מרכיבי השיטה

SORT – מיון וסילוק
עקרון העומד בבסיס תפיסת ה Lean הוא סלוק הבזבוזים. כאשר ממינים ונשארים רק עם מה שנחוץ, מגלים לפתע אוסף של דברים ששמרנו למקרה ש. בכך שנסלק את הדברים שאינם נדרשים, נקטין את ה "רעש" בסביבת העובדים וניף בעיות נסתרות שבעבר התעלמו מהן.

קריטריונים למיון וסילוק:

• התועלת של הפריט למקום העבודה
• תדירות השימוש בו
• כמה פריטים כאלה נדרשים לביצוע העבודה

על מה צריך לעבור:

• חומרי גלם
• מכשירים, ציוד תעשייתי ומשרדי וכלים
• מלאי, מלאי בתהליך, מלאי מת
• תוצרת גמורה
• אביזרי שינוע
• זה הזמן לפתוח מגירות אישיות ולסלק את המיותר (הקשור לעבודה) משם
• וכל פריט אחר באזור העבודה

מה לעשות עם מה שסולק

• העבר פריטים לאזור אחר עליו הוחלט מראש
• אחסן פריטים הרחק ממאזור העבודה
• העבר לאזור המתנה להערכה מחודשת (תוך חודש אחראי 5S צריך לוודא שהוחלט מה לעשות איתם)
• ביטול הפריט (החלט אם: לזרוק, למכור, להחזיר לספק, להעביר לגורם אחר בחברה, להשאיל לגורם מחוץ לחברה וכו')

תיעוד – במטרה למדוד את השיפור

• מה סולק
• כמה זה עלה
• מה התגלה
• גודל השטח שהתפנה

על תהליך זה יש לחזור שוב ושוב ושוב לאורך זמן

SET IN ORDER – מיקום וסימון
לאחר סילוק הבזבוזים (כפי שבוצע בשלב הראשון) אנו רוצים למנוע את חזרתם. אנו שואפים לתהליך עבודה סטנדרטי עם מינימום של חיפוש כלים, שינוע של כלים וציוד וכדומה. לשם כך עלינו לייצר מקום עבודה מאורגן.

מיקום אחסון חומרים, כלים ומקבעים יהיה לפי העקרונות הבאים:

• ככל שתדירות השימוש גבוהה יותר כך מיקום הכלי והחומר קרוב יותר
• שאף לכלים אוניברסליים ובך תקטין את כמות הכלים הנדרשים
• רכז כלים וחומרים לפי שייכות למוצר או תהליך
• השתמש בשיטות לניפוק מהיר של כלים וחומרים
• סדר כלים וחומרים בצורה הדורשת מינימום תנועה של עובדים
• דאג שכל הכלים והחומרים יהיו נגישים בצורה מלאה וללא הפרעות
• השתמש בכלי ניהול ויזואלים וסימונים ברורים בכל סביבת העבודה

סימון – בקרה ויזואלית
בקרה ויזואלית מאפשרת לראות ולהבין את זרימת העבודה והפעילות הנעשית באזור העבודה. בעזרת הבקרה הויזואלית מקבליים מידע לגבי שייכות הפריטים וכמה צריכים להיות, לגבי התהליך המתבצע, מצבו ואיכות. בקרה ויזואלית נעשית ע"י מיפוי אזור העבודה, סימונים ולוחות תצוגה באזור העבודה.

מפת אזור העבודה (LAY OUT)
מפה המציגה את אזור העבודה וכוללת את מיקום כל הפריטים באזור העבודה (מכונות, ארוניות, אמצעי שינוע וכו')
רצוי ליצור מפה לפני תחילת יישום 5S ולאחר היישום. המפה צריכה להתעדכן באופן שוטף עם כל שינוי שיוחלט עליו. בעזרת המפה ניתן להחליט היכן למקם כל דבר באזור. יחד עם LAY OUT יש להכין תיק עמדה/אזור עבודה. אופן תכנון LAY OUT והכנת תיק עמדה יפורטו במאמר נפרד.

סימונים באזור העבודה
יש לעשות שימוש בלוחות סימון ועליהם: שם העבודה/האזור, מיקום המלאי, הציוד, רשימת תהליכים קבועים באזור וכן שרטוט LAY OUT. על גבי הלוח יהיו הסימונים (בהתאם לצורך) הבאים:

סימון למיקום – לאן הולך הפריט

סימון לפריט – מציין שפריט מסוים הולך למקום מסוים

סימון כמות – כמות הפריטים ושייכותם

שימוש בצבע לצורך סימונים יעשה כשרוצים להגדיר אזורים, גבולות ו/או שלבים. הדבר יעשה לפי סטנדרט ובצבעים בהירים (דוגמא: אזורי עבודה-ירוק, מעברי הליכה, כתום, פסי מעברים-צהוב)

SHINE – מירוק/ניקוי
בשלב השלישי עלינו להגדיר בצורה ברורה את תהליכי שמירת הסדר והניקיון.יש לקבוע מי אחראי לניקוי, מהי תדירות הניקוי ומה מנקה כל אחד: פריטי מחסן (חו"ג, טובין, מוצרים), ציוד (מכונות, כלים, ריהוט), אזורי עבודה (מעברים, קירות, גגות, מדפים, תאורה). ניתן להשתמש ב LAY OUT לסימון אזורי הניקוי ושמות האחראים.
יש לבצע בקרה לנושא זה כל יום בתחילתו ובסופו.
יישום שלב זה מוביל:

• ליצירת אזור עבודה כולל: כלים, מכונות, ציוד ופריטים נקיים – כל היום.
• סביבת עבודה נעימה לעובד
• שמירה על כל דבר במצבו הטוב ביותר
• מאפשר ביקורת טובה יותר (בגין היכולת להבחין בפרטים הקטנים)
• בטיחות גבוהה יותר עקב תשומת לב מוגברת של עובדים לסביבת עבודתם
• חיבור חזק בין עובד למקום עבודתו – משפיע לטובה על האיכות

STANDARDIZE – מיסוד

מטרת המיסוד היא להפוך את שלושת השלבים הקודמים לחלק מהעבודה השוטפת. בכך נמנעת התדרדרות למצב הקודם. באופן זה העובדים מבנים שהנושא חשוב להנהלה עד כדי כך שבחלוף הזמן הם לא רואים דרך עבודה אחרת.

המיסוד יקרה ע"י מינוי (עם כתב מינוי) אחראי אזורי ומפעלי. רישום של כל המידע לעיל ב LAY OUT, הגדרת לו"ז לביצוע פעילויות בקרה, הכנת רשימת תיוג לפעולות שיש לבצע (כל יום/שבוע או מועד אחר) והעובד שצריך לסמן "V" שביצע את הנדרש והרבה שיווק ובקרת הנהלה בכירה.

האחראי חייב לדחוף לשיפור מתמיד בביצועים וזאת ע"י כך שבכל פעם שצצה אי התאמה לדרישות ישאל "למה" במטרה להגיע לשורש הבעיה.

מיון חייב להתבצע באופן שוטף כך שלא יצטברו פריטים וכלים מיותרים באזור העבודה.

יש לסדר את אזור האחסון כך שיהיה קשה לטעות במיקום אליו יש להחזיר פריטים או להוסיף פריטים מיותרים.

חובה לתעד ליקויים, לחפש את הגורמים להיווצרות לכלוך ולסלקם.

SELF DESCIPLINE– משמעת עצמית

הביטוי לכך שהגענו לרמה זו היא שכל השלבים הקודמים מתקיימים באופן שוטף ותדיר ללא מאמץ ניהולי אלא כחלק משגרת העבודה ולוחות 5S מנוהלים ומבוקרים כדרך שיגרה. כדי להגיע לכך יש לבצע הדרכות, להציג הצלחות (לשווק את הנושא), לדון בכך בדיוני הנהלה, רבעוניים.

לסיכום, שיטת 5S הינה תהליך מובנה ומורכב ליישום עקרונות המצוינות במרחב הפיזי של סביבות העבודה השונות. אך מעבר לכך, היא יכולה לשמש גם כעקרונות לסדר וארגון של סביבות עבודה דיגיטליות ומשרדיות שונות. ישנם יישומים רבים של 5S במחסנים, מרלו"גים, רצפות ייצור וגם משרדים ובחברות תוכנה ואף משרדי עריכת דין.

הצלחה ביישום השיטה דורשת משמעת ושינוי תפיסה ברמת הארגון כולו מהנהלה ועד ראשון העובדים.

אנחנו בדיאלוג מובילים ארגונים וחברות ליישום מוצלח של 5S והשגת תוצאות עסקיות על ידי ליווי, הכשרה וחניכה מותאמת אישית לכל לקוח.