כל תהליך שיפור טוב מתחיל בהבנת המצב הקיים. מיפוי זרימת הערך (VSM) עונה בדיוק לדרישה הנ"ל והוא אחד הכלים החשובים בכלי ה Lean . אירועי קייזן רבים, תהליכי שיפור מחלקתיים, קביעת מפת דרכים לארגון ועוד תהליכים רבים מתחילים עם ניתוח מלא של שרשרת הערך (VSM).
מיפוי תהליכים הוא הצגה חזותית של תהליך בעזרתו יוצג:
- סדר השלבים בתהליך
- מה נכנס ומה התוצרים של כל שלב בתהליך
- משך זמן התהליך ונתונים נוספים
המיפוי מאפשר:
- לבטל ולאחד שלבים בתהליך
- לקצר המתנות
- להפחית את זמן המחזור כולו
- לזהות בזבוזים ובעיות
מהלך המיפוי
- יש להחליט מראש מהיכן מתחיל התהליך הממופה והיכן מסתיים
- יש לשלב בתהליך את כל הגורמים המעורבים בו כולל הספקים והלקוחות שלו
- מנחה המכיר את נושא מיפוי תהליכים, צריך להוביל את תהליך המיפוי
- במהלך המיפוי כל אחד מהמשתתפים מתאר רק את הפעולות שהוא מבצע (אסור שאחר יתאר זאת במקומו)
- כל משתתף קובע רק את הזמנים (הגרעין והמחזור) הקשורים לפעולות שהוא אחראי להן
- לעיתים מסתבר שתהליך מסוים מתפצל למספר תהליכים. במקרה כזה יש לדון בכל תהליך בנפרד.
- המדבקות המסמלות כל שלב בתהליך מודבקות לפי סדר ביצוע השלבים בתהליך
לאחר המיפוי
- מתקיים דיון שמטרתו: לבטל המתנות, לבטל פעילויות ללא ערךללקוח (NVA), לאחד ולקצר שלבים, להפחית את כמות התנועות בין הגופים המעורבים בתהליך ועוד.
- יש לרשום את כל הרעיונות שהועלו ע"ג לוח
- יש להחליט איזה מהרעיונות מתכוונים ליישם ומכניסים אותם לתוכנית פעולה
- יש להכין מפה לתהליך החדש וכל המשתתפים בדיון צריכים להסכים על תהליך זה
אופן המיפוי ועזרים טכניים
- מיפוי תהליך נעשה בד"כ ע"ג מדבקות נייר POST IT
- כל שלב מסומן בעזרת נייר
- כל גוף בתהליך מיוצג ע"י נייר בצבע שונה
- אם המקום מאפשר זאת רצוי לשים כל צבע שונה של מדבקה בגובה פיזי שונה ע"ג הלוח
- ע"ג כל נייר רושמים את: תאור הפעולה או השלב, מספר השלב, זמן גרעין לביצוע וזמן מחזור לביצוע
- כל שלב מסומן בנקודה או מדבקה עגולה כאשר:
- ירוק=VA
- צהוב=NVA אבל נדרש
- אדום=NVA
- מדבקת POST IT המודבקת בצורת מעויין מסמנת שלב בו יש לקבל החלטה
- מדבקה מעל מדבקה מסמלת שלבים במקביל ומדבקה ליד/בהמשך למדבקה מסמלת שלבים בטור
לצוות המצוינות של דיאלוג ניסיון רב בהובלת תהליכי שיפור ומצוינות ארגונית. אנחנו יודעים ששימוש נכון בכלי VSM יכול לשמש כגורם המניע תהליך למצוינות ברמה הארגונית וגם ברמה הצוותית, ואנו ממליצים על ביצוע ניתוחים אילו בצורה תקופתית תמידית כדי להוביל ותדלק את תהליך השינוי בארגון.
לפרטים נוספים ותיאום פגישה עם מומחה cmoti@Amanet.co.il
