רובינו נתקלנו במילה "תחקיר", לרוב במהלך השירות הצבאי ובמילואים. את התחקיר ירשנו מתהליך בצבא ארה"ב שמטרתו היא ללמוד ולהשתפר לאחר ביצוע. תהליך זה בצבא ארה"ב נקרא After Action Review. מאחר ומנהלים רבים בארצנו היו חשופים לשיטות אלה בצבא, אנו מוצאים ששיטות אלה הגיעו גם לתעשייה. ונהוג בארגונים רבים לבצע "תחקיר" בסיום תהליך, פרויקט, מבצע או כל דבר אחר שאותו רוצים לבחון.
במרבית הארגונים, אירוע ה"תחקיר" נתפש על ידי העובדים כאירוע שלילי הבא לחפש אשמים בסיום אותו אירוע. תפישה זו נובעת ממספר גורמים עיקריים. גורם מרכזי אחד הינו המילה "תחקיר" בעצמה. המילה נקשרת לנו הן לתחקירים מבצעיים בצבא והן לתחקירים פליליים בהם המשטרה מעורבת. וכמובן שבמרבית הארגונים המנהלים אינם חוקרים מיומנים של המשטרה. גורם מרכזי נוסף הינו האווירה בה נערכים אותם "תחקירים". לרוב תחקיר שכזה מתקיים לאחר אירוע שלילי בארגון. לרוב אילו תקלות ובעיות הקשורות לתפעול הארגון, אך לעיתים אילו אירועי בטיחות או אירועים עם משמעות קשה לארגון. העובדים אשר השתתפו באירוע וכעת לוקחים חלק בתחקיר, מצויים בלחץ רב ואי ודעות לגבי משמעות התחקיר כלפיהם.
אחד הקשיים בתהליך התחקיר הינו למנוע מחלק מהמשתתפים תחושה שמאשימים אותם. המטרה להגיע למקסימום פתיחות אשר תאפשר למשתתפים לומר מה הם צריכים לעשות טוב יותר בפעם הבאה. זו הסיבה שאנו, בחברת דיאלוג, מעדיפים לקרוא לתחקיר בשם "תחכים". לתחקיר יש קונוטציה של חקירה, קונוטציה שלילית ואילו תחכים משמעותו למידה, אשר זו בדיוק מטרת שהשיטה.
"לתחכים" יש ארבע שאלות עיקריות:
- מה הייתה התוצאה המצופה מהתהליך ?
- מה קרה בפועל?
- מדוע זה מה שקרה?
- מה ניתן לעשות אחרת, בפעם הבאה, כדי לשפר את התוצאה?
האווירה "בתחכים" צריכה להיות למידה. המשתתפים צריכים להיות אלה שהשתתפו בתהליך: מהמסד ועד הטפחות – מעובדי הקו ועד המנהלים הבכירים. כמובן שבארגון שבו מקובל לבצע תהליכים שכאלה, מתרגלים מהר מאוד להגדיר מדדים ויעדים לכל תהליך אליו נכנסים. הסיבה לכך היא שכדי לענות על שאלה 1. לעיל חייבים להגדיר במדויק מה מצפים שיקרה. בנוסף הארגון לומד למדוד את עצמו כדי לענות על שאלה 2. לעיל. מכאן שיישום השיטה הופכת הניהול לכזה שעוסק יותר בעובדות ונתונים ופחות ברגשות וב"נראה לי ש…"
מתי לבצע את התהליך הנ"ל? בד"כ רצוי במועד הכי קרוב לאירוע הנדון. זהו השלב בו הזיכרון טרי וניתן לשפר את התהליך בצורה הטובה ביותר. יחד עם זאת לעיתים נדרש זמן לאיסוף נתונים לאחר שבוצע תהליך מסוים ורק לאחר זמן זה ניתן להתכנס ולהסיק מסקנות..
ולסיום: מאחר ומדובר בתהליך של למידה, מומלץ לעשות זאת גם על תהליכים שנראה שהסתיימו בצורה חיובית. אין צורך לבצע תחקירים רק כתהליך מסוים לא הצליח. אם תעשו כך זה באמת יהיה תחכים ולא תחקיר.
