לענות או לא לענות, זאת השאלה?
קרה לכם שתוך כדי נסיעה קיבלתם הודעה?
הסתכלתם או לא?
תהליך קבלת החלטות בעבודה לא שונה מתהליך קבלת החלטות בחיי היומיום שלנו. וכמו תהליכים רבים אחרים, קבלת החלטות הופכת להיות מאתגרת במיוחד כאשר אנו "מופתעים" ונדרשים להחליט ללא כל הכנה מראש.
אותה "הפתעה" אינה בהכרח נושא חדש ולא מוכר. נהפוך הוא, לרוב מדובר בהחלטות שאנו נדרשים לקבל כל יום, אך בתזמון כזה שלא התכוננו אליו.
וכאשר "נופתע" בסוגייה שלא התכוננו אליה, לרוב אנחנו נבחר בדרך הראשונה שנזהה כדי לפתור את הסוגייה. אך לרוב הדרך הזאת אינה הדרך הנכונה.
לכן אם נלמד כיצד לקבל החלטות טובות במצבים בהם אנו מופתעים, נוכל לקבל החלטות טובות יותר גם במצבים אחרים.
נחזור לשאלה שהצגתי בתחילה: קרה לכם שתוך כדי נסיעה קיבלתם הודעה?
הסתכלתם או לא?
נניח שהתשובה שלכם היא כן, הסתכלנו… האם עניתם להודעה?
אם התשובה שלכם היא כן, עבור שני חלקי השאלה, בשני המקרים אנחנו מבינים שההחלטה שקיבלנו היא לא נכונה אבל אנחנו גם מבינים שבאם הסוגייה תהא שוב, סביר להניח שאנחנו נקבל את אותה החלטה.
פרופסור דן אריאלי ממובילי תחום הכלכלה ההתנהגותית מגדיל ואומר "בנקודת זמן נוכחי אנחנו נקבל החלטה שמתאימה לנו עכשיו ובעתיד אנחנו נקבל את ההחלטה הנכונה וזה נובע מכך שקשה לנו הרבה פעמים לעשות דברים נכונים מהסיבות הנכונות"
אז איך רוב האנשים מתמודדים עם סוגיה ש"הפתיעה" אותנו?
באופן טבעי התהליך שנעבור יהיה : הכרה בסוגייה, קבלת החלטה ויישום ההחלטה.
השלב הראשון, הכרה בסוגייה, הינו חלק תודעתי עליו ניתן להרחיב רבות, עבודה עם מדדים ללא ספק תתרום לשיפור המודעות שלנו.
השלב השני, קבלת החלטה, עליו אני מתמקדת כאן – הינו החלק המשמעותי ביותר בתהליך – החלק שבו נשרוף הכי הרבה אנרגיה.
יצא לכם לעצור רגע ולחשוב (ולא רק בכיפור…) האם ההחלטה שקיבלנו הייתה נכונה? הייתה המתאימה?
הרי ברור שברגע האמת היינו משוכנעים שזוהי הייתה ההחלטה הנכונה וכמובן בהתאם לתנאים שנוצרו מסביב.
יצא לכם לעקוב/לחזור אחורה באם ההחלטה אכן נתנה מענה לסוגיה ולא גרמה לתופעות לוואי? לעבודה נוספת?
קיימים מספר כלים שיעזרו לכם ולסביבתכם להתמודד עם סוגייה "מפתיעה" כגון: מטריצת X, סימולציית WHAT IF, עץ החלטות ועוד, המטרה של הכלים היא בעיקרה להכין אותנו, ואת הסביבה שלנו לקבלת את ההחלטה המתאימה ביותר ובאמצעות הכלים המתאימים ביותר (סטנדרטיזציה נושא חשוב לא פחות עליו ניתן להרחיב רבות או פשוט להגיע לקורסים שלנו 😉)
כאשר אני מגיעה לליווים בחברות יוצא לי לא פעם לשמוע עובדים הטוענים כי:
"למה לבזבז את הזמן עכשיו? כאשר הבעיה תגיע נטפל בה!"
אין ספק שגם זו סוג של החלטה אינטואיטיבית / רציונלית? תלוי את מי שואלים..
תכנון מוקדם של סיטואציה, סטייה ממצב לא מתוכנן יעזור לכם לנהל את הסיטואציה ותוביל לחשיבה סטנדרטית, צמצום הפסדים, צמצום טעויות אנוש ועוד….
חשוב להבין שמרבית ההחלטות אותן אנו מבצעים בחיי היום יום שלנו, הן החלטות צפויות שחוזרות על עצמן. גם אם המצבים מפתיעים ולא מתוכננים.
לכן אנו בונים לנו סימולציות ו"כללי עבודה" שעוזרים לנו לתכנן מראש "מה יקרה אם…"
אם נחזור לדוגמת ההודעה בנסיעה, מכיוון שאסור לקרוא הודעות ולענות עליהן במהלך נהיגה, אנו יכולים לתכן מראש כיצד נפעל. נוכל לקבוע כלל שאומר שבמקום לקרוא את ההודעה אנו מיד נחייג חזרה לשולח. או פשוט לקבוע כי הטלפון יהיה על שקט כדי שלא נדע אם התקבלו הודעות עד אשר נגיע ליעד.
רוב עצי ההחלטות שלנו אינם פשוטים, אך חשוב לזכור כי מכל אירוע אנו יכולים להפיק לקחים ולשפר את עצי ההחלטה שלנו מבעוד מועד.
אז מה ההחלטה שלכם?
ענבל רייכמן
מומחית מצוינות ו Lean
דיאלוג
